Schuif van Urgent naar Belangrijk

Ben jij iemand die altijd aan het rennen en vliegen is om deadlines te halen of om brandjes te blussen en kom je daardoor niet toe aan de dingen die Belangrijk zijn?

Waarschijnlijk heb je wel eens van de timemanagement matrix, het urgent – belangrijk kwadrant gehoord (google op “timemanagement matrix”);
Urgent en belangijk, urgent en niet belangrijk, belangrijk en niet urgent, niet urgent en niet belangrijk.

Stephen R. Covey (die van de 7 eigenschappen van leiderschap) schrijft hierover in zijn boek ‘Time management volgens Covey’. In een notendop; urgente zaken, zoals boze klanten helpen, een cartrigde vervangen, een ziek kind van school halen, zul je niet altijd ingepland hebben en zul je direct op willen lossen. Het gaat erom dat je op tijd aandacht besteed aan dingen die belangrijk maar niet urgent zijn. Een mooi voorbeeld geeft hij met de wet van de boerderij. Je kunt namelijk niet uitstellen tot de herfst en dan opeens gaan ploegen, zaaien, bemesten, bewateren en vervolgens een oogst binnenhalen! Je zult de belangrijke dingen dus op tijd moeten doen om te kunnen oogsten.

Dus als ik af wil van elke dag bezig zijn met brandjes blussen, allerlei dingen doen die NU heel Belangrijk zijn kan ik de volgende dingen doen om te schuiven van Urgent naar Belangrijk:

Tip #1. Leer al je activiteiten te zien in termen van Belangrijkheid. Dat betekent automatisch dat je minder dingen gaat doen die niet belangrijk zijn. Dus stel jezelf bij elke activiteit de vraag; ‘Is hetgeen ik nu van plan ben om te gaan doen Belangrijk om mijn doelen te behalen?’.

Tip #2. Accepteer dat er nu eenmaal dingen zijn die Urgent en Belangrijk zijn. Dus plan tijd vrij om te dealen met onverwachtte situaties.

Tip #3. Deel je dag zo in dat je eerst aan de belangrijke dingen werkt, bijvoorbeeld 3 activiteiten, rond dit af, en ga daarna verder met je takenlijst welke is gesorteerd op urgentie.

Dit betekent automatisch dat je:

  • bewuster bezig bent met prioriteren
  • stopt met ‘checken’, je LinkedIn, Hyves, Facebook, Twitter en natuurlijk je mail
  • minder surft op het internet
  • een rustige werkplek zoekt
  • je telefoon uit zet
  • een productief moment van de dag uitkiest om de Belangrijke dingen te doen

En dus: minder brandjes hoeft te blussen, minder met urgente dingen bezig hoeft te zijn (als je namelijk de belangrijke dingen op tijd doet zullen er minder brandjes ontstaan;).

>