17

Stappenplan workshops vullen

Heb je een passie voor ‘mensen helpen’?

En zou je meer mensen willen helpen?

Workshops geven is een ideale manier om 6, 10, 20, 50 of nog meer mensen TEGELIJK te helpen.

Misschien liep je al wat langer rond met de gedachte om een workshop te organiseren, maar weet je niet goed hoe je dit het beste kunt aanpakken zodat het een succes wordt.

Nou, ik kan je er alles over vertellen.

Ik heb met vallen en opstaan geleerd…

Mijn naam is Hugo Bakker en op 28 mei 2010 gaf ik mijn eerste workshop.

Dit is een foto van de groep die hier een werkvorm aan het doen zijn:

Ik noemde het ‘ervaringsleren’ en er kwamen 8 mensen opdagen dankzij mijn uitnodiging via Twitter en LinkedIn.

Het was een geweldige middag.

Iedereen had genoten.

En ik had het meeste geleerd…

Mijn ervaringen deel ik graag met jou in dit artikel zodat jij niet net als ik twee jaar lang gratis workshops hoeft te geven met kleine groepjes waarvan de helft niet komt opdagen.

De meest voorkomende fouten bij het vullen van workshops

#1 fout: geen duidelijke titel

Vaak zie je dat de workshopleider zelf helemaal snapt waar het over gaat en voor wie het is, maar is het voor de rest van de wereld niet (zo) duidelijk.

Ik dacht met ‘Ervaringsleren’ dat het heel duidelijk was wat we zouden gaan doen.

Mis!

Toen ik na een aantal keren met moeite een groepje bij elkaar had voor deze gratis workshop, vroeg ik aan oud-deelnemers wat hen had doen besluiten om mee te doen.

Ze waren op zoek naar ‘inspiratie’ voor nieuwe ‘werkvormen’.

Toen ik dat telkens terugkreeg besloot ik om de titel te veranderen van ‘ervaringsleren’ naar ‘Werkvormen Inspiratiedag’.

Hoe simpel kan het zijn…

#2 fout: geen focus (op twee manieren)

Focus kun je hier op 2 manieren opvatten.

Ten eerste; te weinig tijd besteden aan het werven van deelnemers. Zeker in het begin, als je weinig tot geen volgers of mailinglijst hebt, dan zul je elke dag bezig moeten zijn met zichtbaarheid, mensen uitnodigen via je tijdlijn, via persoonlijke berichtjes, etc. Als je je laat afleiden door allerlei andere glinsterende voorwerpen, dan gaat dat ten kosten van je succes.

Ten tweede; ik zie ook vaak dat workshopleiders gelijk allerlei soorten workshops op hun website zetten. Allemaal prima, maar dan ben je de ene keer workshop x aan het promoten en de volgende keer workshop y. Dat is lastig, want je volgers weten dan niet goed meer waar je voor staat. En als je ze kort op elkaar in de agenda hebt staan dan voelt het alsof je constant met je workshops aan het leuren bent.

Hiermee bedoel ik dus met focus: concentreer je op 1 workshop, maak een keuze, je kunt niet alles doen.

#3 fout: geen systeem en strategie

Vaak zie ik dat workshopleiders wel heel graag mensen willen helpen en investeren in allerlei vakinhoudelijk trainingen, maar niet beseffen dat het net zo belangrijk is om meer kennis van marketing strategieën te leren.

Het gevolg is dat ze allerlei rare fratsen gaan uithalen.

Ik zie het dagelijks gebeuren.

Dat ze hun workshop in mijn Facebookgroep promoten.

In de meeste groepen wordt zelfpromotie niet toegestaan.

Het wordt niet gewaardeerd en om die reden werkt het niet. Toch doen…

Of dat ze een vriendschapsverzoek sturen op Facebook en als je die accepteert krijg je 3 seconden later een uitnodiging om hun pagina te liken…!

Ik ken je niet, nooit op je pagina geweest en als ik daar kom, grote kans dat ik er geen interesse voor heb.

Leuk voorbeeld: ik word uitgenodigd om ‘Puur vrouw supplementen en verzorging’ leuk te vinden.

Barbara, ik hoop dat je dit leest en besluit om je voortaan meer te verdiepen in de mensen die je uitnodigt;

Ik ben een man!

Barbara, ik gebruik je nu als voorbeeld in de hoop dat elke lezer een stukje reflectie doet en misschien zegt;

“Oeps, ik heb die fout ook gemaakt…”

Kijk, je bent niet de enige, deze uitnodiging om te liken kreeg ik zojuist:

En ik begrijp het ook, je wilt graag mensen helpen en je wilt een manier vinden om ze te bereiken.

De enige manier om structureel te groeien is om een systeem te creëren.

Een systeem = een strategie die je consistent toepast

Voorbeeld systeem (het is saai, maar het werkt):

Mijn systeem op 101werkvormen.nl is dat ik heeeeel veel content post op de website waardoor mensen mij via Google vinden.

Vervolgens downloaden ze (een deel van de bezoekers) mijn ebook.

Deze mensen krijgen elke week een verse email met goede content (én een uitnodiging om mee te doen aan een workshop).

Dit werkt!

En soms moet je een tijdje aan de knoppen draaien omdat succes workshops vullen nu eenmaal van allerlei factoren afhangt.

Als je een werkende formule gevonden hebt dan kan je workshop telkens opnieuw met gemak gevuld worden en kun je een steeds grotere zaal boeken.

Het snelste stappenplan om deelnemers te werven

Hieronder heb ik de stappen voor je op een rijtje gezet en ik eigenlijk geloof ik niet in één stappenplan dat voor iedereen werkt omdat mensen nu eenmaal verschillend zijn.

Hopelijk heb je hier houvast aan.

  1. Datum prikken;
    De meeste mensen hebben er baat bij om te beginnen met het prikken van een datum om zo in actie te komen. Het prikken van de datum is het commitment om het daadwerkelijk te gaan doen, ondanks de angst om te falen/voor succes. Voor het gemak ga ik er bij deze stap vanuit dat je ook een locatie regelt.
  2. Titel en subtitel kiezen
    Met het kiezen van een korte, krachtige en duidelijke titel bepaal je het onderwerp van de workshop.
    De subtitel kun je gebruiken om zowel de inhoud als voor wie het is te verduidelijken.
    Zo werd mijn workshop ‘Ervaringsleren’ omgedoopt tot ‘Werkvormen Inspiratiedag’ wat voor de doelgroep gelijk helemaal duidelijk is. Het probleem was echter altijd dat er allerlei verschillende doelgroepen naar de workshop kwamen.
    Momenteel zijn we aan het experimenteren met een verlengde titel en we merken dat ‘Werkvormen Inspiratiedag voor Teamcoaches’ erg goed werkt omdat dit een specifieke doelgroep aanspreekt.
    Kijk maar eens wat we op dit moment op de agenda van 101werkvormen.nl hebben staan.
  3. Inhoud van je workshops vaststellen
    De meeste mensen maken de fout om eerst heel erg gedetailleerd met de inhoud bezig te zijn en 2 weken voor de workshop te ontdekken dat er nog geen aanmeldingen zijn. Kijk maar eens op Facebook hoe vaak er een evenement geannuleerd wordt. Daarom is het bij punt 3 voldoende om op hoofdlijnen te bepalen wat de inhoud van je workshop is zodat je dat kunt communiceren naar potentiële deelnemers.
    Zorg ervoor dat deze bullets dusdanig aan een pijnpunt/oplossing gerelateerd zijn dat de doelgroep een verlangen krijgt om zich aan te melden.
  4. Publicatiemiddel creëren
    Ook als je nog geen website hebt zul je iets moeten hebben waarop je de inhoud van de workshop kunt weergeven. Als je bedenkt dat je dit gewoon via een emailtje kunt doen dan is er geen reden waarom je niet VANDAAG zult gaan starten met promoten. Toen ik mijn eerste workshop lanceerde had ik wel een website waar ik de inhoud gepubliceerd had. Toendertijd was er nog geen Facebook waarop je een evenement kunt publiceren. Tegenwoordig kan het ook via Eventbride of middels LinkedIn evenement. Laatst had ik iemand in mijn training die zo enthousiast geworden was dat hij ‘s nachts ouderwetse FLYERS op een A4’tje had geprint.
  5. Workshop bekend maken
    Dit punt wil je zo snel mogelijk bereiken. START BEFORE YOU’RE READY!
    En misschien zul je met je allereerste workshop beginnen met familie en vrienden te vragen of ze ALSJEBLIEFT een stoel bezet willen houden ;)…
    In deze fase is het belangrijk dat je al je kanalen opentrekt:
    Je Facebook tijdlijn.
    Je LinkedIn tijdlijn.
    Twitteren
    Insta stories
    Whatsapp status (mijn dochter lacht me uit, maar het kan werken)Maar omdat de social media platforms steeds minder je berichten verspreiden is het goed om de volgende stap intensief toe te passen.
  6. Doelgroep opzoeken via persoonlijke berichten
    Dit is voor je eerste workshop misschien wel de belangrijkste stap. En ik nodig je uit om elke dag minimaal een uur in je netwerk te kijken en mensen persoonlijk te benaderen. De 3 kanalen die nog steeds heel goed geopend worden (beter dan de volle email box) zijn: via de chat functie, messenger op Facebook, via de berichten op LinkedIn en via Whatsapp.
    Een goede strategie is om hen persoonlijk te benaderen met ‘Beste xxx, ….’ en hen ook te vragen of ze iemand kennen die…
  7. Emaillijst opbouwen
    Het hebben van een emaillijst is nog steeds ongelofelijk belangrijk. Dat heb ik gemerkt in mei 2018 toen ik, vanwege de AVG, bedacht had om helemaal opnieuw te beginnen en al mijn email adressen weggegooid had.
    Je bouwt dit op door hele goede content te maken over een bepaald onderwerp waardoor mensen jou gaan zien als dé expert in… En als je dan iets maakt wat mensen kunnen downloaden dan heb je ze gevangen. Een checklist bij een stappenplan werkt goed.
    Van dit stappenplan heb ik ook een checklist gemaakt die je hier kunt downloaden.
  8. Community bouwen (bijvoorbeeld een Facebookgroep)
    Veel mensen onderschatten de kracht van ‘interactie’ op het internet. Als ik ga kijken naar wie er vanaf 2014 gereageerd hebben op mijn blogs; 7 van de 10 hebben later een keer een workshop bij me gevolgd. Een community bouwen is hét middel om interactie te creëren omdat je een veilige plek kunt maken waar mensen durven te reageren. Het makkelijkste werkt het om een Facebookgroep te maken. Maar bloggen op je website of op LinkedIn is ook een goede manier om een community te bouwen.
  9. Input vragen aan je community
    Als je een groep aan het bouwen bent, ook al zijn het nog maar 2 mensen, dan werkt het goed om ze te vragen wat ze willen leren. Ik doe dat met mijn Facebookgroep waar ik bij het lid worden vraag ‘Wat vind je het lastigste aan het vullen van je workshops?’. De antwoorden die ik krijg bewaar ik en gebruik ik om de inhoud van mijn workshop te verbeteren. De taal die mensen gebruiken neem ik over waardoor ik steeds beter aansluit bij mijn doelgroep.
    In een Facebookgroep kun je via de groepsinstellingen bij ‘Vragen’ aangeven welke vragen beantwoord moeten worden wanneer men lid wil worden:
  10. Salespage maken/verbeteren
    Een salespage is de pagina waarop de informatie over je workshop te vinden is én waar een ‘inschrijven’ knop te vinden is. Deze pagina is heel belangrijk! Logisch, want als niet duidelijk is wat de workshop inhoudt en waarom men zou ‘moeten’ komen, dan klikken mensen snel weer weg. Zo gaat dat…
    Zo heb ik Michael Pilarczyk een paar jaar geleden geholpen. Hij wilde een zaal vullen en dat liep niet zo lekker. Ik heb toen naar de salespagina gekeken en heel veel verbetertips gegeven. Toen hij die doorgevoerd had begon het te lopen.
    Je salespage moet een aantal elementen bevatten.
    Ik kan hier een hele dag over praten omdat dit zo belangrijk is!
    Voor nu kan ik je in ieder geval beloven dat als je een comment achterlaat op dit blog, dat ik je de 10 essentiële elementen van de ultieme salespage toestuur, ok?Dus lees het blog helemaal door en laat een reactie achter onderaan het blog op de vraag die ik daar stel.
  11. Koopmoment creëren
    Natuurlijk is het zo dat mensen zich op elk moment moeten kunnen aanmelden voor jouw workshop, maar besef 1 ding: mensen houden van een goede deal! Dus, als je iets kunt bedenken waardoor mensen in actie komen… Elk ‘excuus’ om een korting te geven is geoorloofd; je verjaardag is een mooie gelegenheid om vrijkaartjes weg te geven aan iemand die je workshop heeft gedeeld. Wees hierin lekker creatief en voorkom dat je steeds hetzelfde doet. Wat overigens op 101werkvormen goed blijft werken is het aanbieden van een vroegboekkorting; hiermee creëer je een koopmoment. En meestal melden mensen zich vlak voor de deadline aan.
  12. Social proof en schaars maken
    Wat ik hiermee bedoel is dat je op verschillende manieren kenbaar kunt maken aan de wereld dat mensen zich ‘daadwerkelijk’ aanmelden voor je workshop. Vraag bijvoorbeeld in je community of mensen willen reageren als ze zich aangemeld hebben zodat je alvast een gezicht bij hun naam hebt. Als anderen dan meelezen zien ze dat de workshop gevuld raakt en je weet: als er één schaap over de dam is… Je kunt ook laten zien hoeveel plekken je nog vrij hebt waardoor het schaarste gevoel groter wordt.
  13. Sluitingsdatum bekend maken
    Alleen al het feit dat je deze bekendmaking doet zal mensen aansporen om zich aan te melden. Veel mensen stellen het aanmelden nu eenmaal uit. En door het bekend te maken zullen er nog flink wat mensen in actie komen.
  14. Deelnemers voorbereiden
    In de week voordat de workshop aanvangt wil je ervoor zorgen dat de deelnemers met de juiste verwachtingen komen. Je wilt ze ook goed voorbereiden, dus je kunt nog wat informatie sturen en wat tips om het maximale uit je workshop te halen. Wat heel goed werkt is om een persoonlijke videoboodschap te sturen. Als de groep te groot is maak je gewoon 1 video maar als je het ziet zitten kun je natuurlijk heel gemakkelijk via Whatsapp een video versturen die helemaal voor die ene persoon is. Ze zullen bij het binnenkomen zeker zeggen dat ze dat heel erg gewaardeerd hebben!
  15. Workshop voorbereiden
    Dit is de stap waar de meeste workshopleiders mee beginnen ;). Hier zijn we goed in namelijk en dit vinden we ook het leukste. Dus hier ga ik niet veel over zeggen…
  16. Workshop geven
    Hier kan ik wel heel veel over zeggen, maar ik houd het kort:
    Het allerbelangrijkste is dat de workshop een geweldige ervaring is voor de deelnemers en dat ze uit zichzelf reclame voor je gaan maken.
  17. Deelnemers ambassadeur maken
    Zoals in stap 16 beschreven wil je het liefst dat mensen uit zichzelf reclame maken, maar in de praktijk werkt dit lang niet altijd zo en zul je het een beetje moeten stimuleren. Dit kun je op verschillende manieren doen. Bijvoorbeeld door na afloop videotestimonials op te nemen. Of door een enquête te sturen op de dag ná de workshop.
  18. Volgende workshop publiceren
    Ja, ik ga er van uit dat het een succes wordt en dat je zin hebt om een nieuwe datum te prikken, terug naar stap 1.

Het stappenplan afvinken, gratis download

Ik kan me voorstellen dat je het fijn vindt om het stappenplan als een soort checklist te kunnen afvinken en daarom heb ik een downloadbaar document voor je gemaakt.

Downloaden checklist/stappenplan

Het is een  MS Word document zodat je het kunt aanpassen naar eigen wens.

Meer tips in de gratis Facebookgroep ‘Workshops vullen’

In de Facebookgroep voor workshopleiders deel ik regelmatig ACTUELE tips en ervaringen.

Je bent van harte welkom om gratis lid te worden.

Gratis lid worden

workshops vullen Facebookgroep

Uitnodiging ‘Workshops Vullen’ Event

Wil je nóg meer tips en ontdekken wat je nog meer kunt doen om makkelijker je workshops te vullen.

Kom dan naar het gratis Workshops Vullen Event!

Je betaalt alleen voor de catering.

Dit event werkt ontzettend goed omdat we oefeningen doen waardoor je meer inzicht krijgt in je eigen doen en laten.

En bovendien leer je hoe je workshops opbouwt, zie Guido’s comment.

(overigens is hij één van de weinigen die ooit ‘in pak’ een workshop bij mij heeft gevolgd, haha)

De 10 essentiële elementen van de ultieme salespage ontvangen?

Laat me weten wat jij het lastigste vindt aan het vullen van je workshops en dan stuur ik je, als blijk van waardering voor je leergierigheid, de 10 essentiële elementen van de ultieme salespage toe.

  • Saskia schreef:

    Het lastigste van het vullen van mijn workshops voor mij,
    is hoe ik mij gedragen moet naar mijn leerlingen, klanten, publiek en collega’s.

    Wanneer geef ik iets aan andere mensen door te spreken of zingen vanuit mijn hart?
    De valkuil is dat ik aandacht vraag voor mijzelf of gewoon slecht zing en dus niets weggeef.

    En wanneer kan ik beter eerst nadenken voordat ik iets zeg of zing?
    De valkuil van het denken is dat creativiteit en plezier weg is omdat de uitvoering te cerebraal geworden is. De tekst en de muziek leven niet. Het gesprek met de ander is niet authentiek.

    Ik leerde van het hart naar het hoofd en terug naar het hart te gaan.
    Dan is mijn ideale gedrag, dat ik vanuit mijn hart (mijn passie) naar mijn hoofd (de kennis) ga en als ik dan voldoende weet, terug ga naar het hart. En dan ben ik (voor mijzelf) gegroeid!

    Nou, dus ik heb nog veel te leren.

  • Sandy Brom schreef:

    Hoi Hugo. Een paar jaar geleden heb ik bij de Alba Academie een hele inspirerende training van je gevolgd (Help, ik start mijn coachpraktijk!). Ik vind het lastig om de stap te zetten. Het zelfvertrouwen te vinden en het stemmetje dat zegt ‘wie zit er nu op jou te wachten’ te negeren. En ik weet: ik moet het gewoon gaan ervaren en merken dat ik er niet dood aan ga haha. Ik ontvang graag de 10 essentiële elementen van je! Groeten, Sandy

    • Hugo Bakker schreef:

      Hoi Sandy! Wat leuk dat je je die dag nog zo goed herinnert! Ja, de coachvraag “Wat is het ergste dat er kan gebeuren?” hebben we vast allebei op de coachopleiding gehoord; maar dan nog doen!
      Mijn advies is ook altijd: maak het klein, zo klein mogelijk.
      Begin met iets waarvan je gelooft dat je het kunt.
      Succes!!

  • Inge schreef:

    Lastigst? Ik heb meer discipline nodig denk ik…. en liever 50 uur in een dag 🙂

    • Hugo Bakker schreef:

      Hoi Inge, dankjewel voor je reactie, ik denk altijd:
      Meer discipline? Wil je het wel graag genoeg?
      En iedereen heeft 24 uur per dag, dus keuzes maken.
      Niet alles vandaag af willen hebben.
      Niet alles zelf willen doen.

      Ach ja, ik zou ook wel 50 uur per dag willen hebben…

      Succes!

  • Lisa schreef:

    Hoi Hugo,

    Bedankt voor het stappenplan. Ik ben er mee aan de slag gedaan. Het helpt mij om daadwerkelijk stappen te nemen!
    Wat ik vooral lastig vind, is het elke keer weer onder de aandacht brengen van de workshop die ik ga geven. Wat is daarin de goeie balans. Je wilt mensen eraan herinneren maar niet te opdringerig zijn. Daarnaast vind ik het lastig om via social media zelf in beeld te gaan. Mijn eigen hoofd te laten zien zeg maar zodat mensen weten wie het gezicht van Foodbuddy (mijn praktijk) is.

    • Hugo Bakker schreef:

      Hoi Lisa, telkens onder de aandacht moeten brengen is idd niet leuk.
      Ik start dan ook met automatisering van bestaande content.
      En daarnaast maak ik nieuwe content en verwerk de workshop daarin.

      Hopelijk een zetje in de goede richting!
      Veel succes Lisa

  • Nadia schreef:

    Het lastigste vind ik wel het vullen van mijn workshop. Ik heb al een paar mensen die interesse hebben voor mijn workshop, maar hoe haal ik ze over om zich aan te melden zonder opdringerig over te komen.

    • Hugo Bakker schreef:

      Goeie vraag Nadia; ik laat dat heel erg los; ik laat ze middels mijn content zien wat ik te bieden heb en ik doe ook nog eens een heel aantrekkelijk aanbod voor mijn workshop (gratis, men betaalt alleen voor de catering).

      Veel succes!

  • Margriet Klomp schreef:

    Wat is kernachtige tekst op mijn salespagina die mijn doelgroep aanspreekt? En waar zet ik die tekst op (Facebook, LinkedIn, website)?

    • Hugo Bakker schreef:

      Op je site is het belangrijk dat je boodschap direct bovenaan zichtbaar is. Op social media praat je steeds over hetzelfde topic zodat mensen gaan snappen waar jij expert in bent. Hier kun je ook een beetje uitproberen; welke taal, vraag of stelling slaat aan? Dat merk je vanzelf aan de reacties.

      Succes!

  • Maureen schreef:

    Na het verhogen naar een hogere prijs melden zich geen deelnemers meer aan. We kunnen onze gewenste doelgroep niet vinden.

    • Hugo Bakker schreef:

      Hoi Maureen, ik weet natuurlijk niet genoeg om je te adviseren, maar ik denk dat als je je doelgroep niet kunt vinden dat je de doelgroep te ingewikkeld maakt.
      Elke doelgroep is te vinden, zit ergens.
      Het verhogen van de prijs is soms alleen een deadline en dan dus geen probleem als niemand zich meer aanmeldt, maar ook hierover weet ik te weinig van je werkwijze.
      Probeer eens iets anders uit zou ik zeggen.

      Veel succes!

  • Jeroen schreef:

    De mensen bij elkaar krijgen voor de workshop

  • Kim schreef:

    Hallo Hugo, wat een heldere, simpele maar effectieve uitleg, bedankt! In 5 minuten ben ik een heel stuk wijzer geworden. Ik ga ermee aan de slag!

  • >